दोन मुख्य आर्थिक विवरणे, दोन वेगळे प्रश्न
प्रत्येक सहकारी गृहनिर्माण संस्थेने प्रत्येक लेखा वर्षासाठी दोन आर्थिक विवरणे तयार करणे आवश्यक आहे: पावती व देयक खाते आणि उत्पन्न व खर्च खाते. दोन्ही महाराष्ट्र उपविधींनुसार आवश्यक आहेत आणि ताळेबंदासोबत एजीएममध्ये सादर करावी लागतात. ते वेगवेगळे प्रश्न सोडवतात.
पावती व देयक खाते या प्रश्नाचे उत्तर देते: 'वर्षभरात किती रोकड आत आली आणि बाहेर गेली?' हे रोख प्रवाह विवरण आहे — ते वर्षभरात प्राप्त झालेला प्रत्येक रुपया आणि खर्च झालेला प्रत्येक रुपया नोंदवते, सुरुवातीच्या आणि अंतिम बँक व रोख शिल्लकसह सुरू आणि समाप्त होते.
उत्पन्न व खर्च खाते या प्रश्नाचे उत्तर देते: 'संस्थेने या वर्षी खर्च केल्यापेक्षा जास्त कमावले का (प्रोद्भवन आधारावर)?' हे नफा व तोटा विवरणासारखे आहे — ते देखभाल आणि इतर स्रोतांमधून मिळवलेले उत्पन्न (अजून न मिळाले तरीही) झालेल्या खर्चाच्या (अजून न भरले तरीही) विरुद्ध दाखवते, वर्षासाठी अतिरिक्त किंवा तूट निर्माण करते.
पावती व देयक खाते म्हणजे काय?
आर&पी खाते हे वर्षभरातील सर्व रोख आणि बँक व्यवहारांचा कालानुक्रमिक सारांश आहे. पावती बाजूला: सुरुवातीची रोख व बँक शिल्लक, गोळा केलेली देखभाल, एफडींवरून मिळालेले व्याज, मिळालेले सिंकिंग फंड योगदान, मिळालेला दुरुस्ती निधी, हस्तांतरण शुल्क, आणि इतर कोणतेही अंतर्वाह. देयक बाजूला: भरलेले खर्च (पगार, उपयोगिता, देखभाल करार, विमा), खरेदी, आणि अंतिम रोख व बँक शिल्लक.
आर&पी खाते भांडवली आणि महसुली बाबींमध्ये फरक करत नाही — मोठे दुरुस्ती देयक आणि ₹500 चा स्टेशनरी खर्च दोन्ही देयक म्हणून दिसतात. ते प्रोद्भवन उत्पन्न (बिल केलेली पण अजून न मिळालेली देखभाल) किंवा प्रोद्भवन खर्च (मार्चचे अजून न भरलेले वीज बिल) दाखवत नाही. हे शुद्ध रोख प्रवाह विवरण आहे.
आर&पी खात्याची शिल्लक (पावती वजा देयक) वर्षभरातील निव्वळ रोख हालचाल दर्शवते. आर&पी खात्याची अंतिम शिल्लक ताळेबंदावरील अंतिम बँक व रोख शिल्लकशी नेमकी जुळली पाहिजे.
उत्पन्न व खर्च खाते म्हणजे काय?
आय&ई खाते प्रोद्भवन आधारावर तयार केले जाते — उत्पन्न ते कमावले (बिल केले) तेव्हा ओळखले जाते, रोख मिळाल्यावर नाही, आणि खर्च ते झाले तेव्हा ओळखले जातात, भरले तेव्हा नाही. यामुळे वर्षासाठी संस्थेच्या आर्थिक कामगिरीचे अधिक अचूक चित्र मिळते.
उत्पन्न बाजूला: वर्षासाठी देखभाल उत्पन्न (सर्व 12 महिन्यांची बिले, गोळा झालेली असोत किंवा नसोत), व्याज उत्पन्न, विविध उत्पन्न (दंड, सुविधा भाड्याने देणे). खर्च बाजूला: वर्षभरात झालेले सर्व खर्च (भरलेले असोत किंवा थकबाकीत असोत), ज्यात पगार, उपयोगिता, दुरुस्ती व देखभाल, विमा, ऑडिट शुल्क आणि मालमत्तेवरील घसारा समाविष्ट आहे.
अतिरिक्त (उत्पन्न खर्चापेक्षा जास्त) किंवा तूट (खर्च उत्पन्नापेक्षा जास्त) ताळेबंदातील संचित निधीमध्ये हस्तांतरित होते. सतत तूट चालवणारी संस्था एकतर सदस्यांना कमी बिल करत आहे किंवा जास्त खर्च करत आहे — दोन्ही परिस्थितींना एजीएममध्ये लक्ष देणे आवश्यक आहे.
गृहनिर्माण संस्था सांभाळत आहात?
उपविधीनुसार बिले आपोआप तयार करा, वसुलीचा मागोवा घ्या आणि ऑडिट-रेडी अहवाल मिळवा — ५० सदनिकांपर्यंतच्या संस्थांसाठी मोफत.
मोफत सुरुवात करामुख्य फरक: बाजूबाजूने तुलना
आधार: आर&पी रोख आधारावर आहे. आय&ई प्रोद्भवन आधारावर आहे. याचा अर्थ आकारलेली पण अजून न मिळालेली देखभाल आय&ई मध्ये दिसते पण आर&पी मध्ये नाही; लेखा वर्ष संपल्यानंतर वर्षभरात झालेल्या खर्चासाठी भरलेली बिले आय&ई मध्ये दिसतात पण आर&पी मध्ये नाहीत.
सिंकिंग फंड: आर&पी मध्ये मिळालेले सिंकिंग फंड योगदान पावती म्हणून समाविष्ट आहे. आय&ई मध्ये सिंकिंग फंड योगदान उत्पन्न म्हणून समाविष्ट नाही — ती भांडवली योगदाने आहेत, उत्पन्न नाही. हा एक महत्त्वाचा फरक आहे जो अनेक खजिनदारांना गोंधळात टाकतो.
कर्जे: संस्थेने कर्ज घेतल्यास, कर्ज रकमेची प्राप्ती आर&पी मध्ये पावती म्हणून दिसते. कर्ज परतफेड आर&पी मध्ये देयक म्हणून दिसते. दोन्हीपैकी कोणतीही आय&ई मध्ये दिसत नाही — कर्जे ताळेबंद बाबी आहेत, उत्पन्न किंवा खर्च नाहीत.
भांडवली खर्च: एखादी मालमत्ता (उदा. नवीन पंप) खरेदी करणे आर&पी मध्ये देयक म्हणून दिसते. आय&ई मध्ये, फक्त मालमत्तेवरील वार्षिक घसारा खर्च म्हणून दाखवला जातो, मालमत्तेची संपूर्ण किंमत नाही.
दोन्ही विवरणांसाठी महाराष्ट्र उपविधी आवश्यकता
उपविधी 93 आणि विहित ऑडिट स्वरूप (फॉर्म जे) अंतर्गत, आर&पी खाते आणि आय&ई खाते दोन्ही प्रत्येक सहकारी गृहनिर्माण संस्थेसाठी अनिवार्य आहेत. ती विहित स्वरूपात (महाराष्ट्र आदर्श उपविधी परिशिष्टाचे अनुसरण करून) तयार केली गेली पाहिजेत, वैधानिक लेखापरीक्षकाद्वारे ऑडिट केली गेली पाहिजेत आणि एजीएममध्ये सादर केली गेली पाहिजेत.
आर&पी खाते ताळेबंदातील बँक व रोख शिल्लकशी जुळले पाहिजे. आय&ई खात्याचा अतिरिक्त/तूट दोन ताळेबंद तारखांदरम्यानच्या संचित निधीतील बदलाशी जुळला पाहिजे. दोन्हीमधील कोणतीही तफावत लेखापरीक्षकासाठी धोक्याची घंटा आहे.
SocietyBee दुहेरी-नोंद खतावणीवरून दोन्ही विवरणे आपोआप तयार करते. प्रत्येक व्यवहार योग्य जर्नल नोंद म्हणून नोंदवला जात असल्याने, प्रणाली कोणत्याही वेळी आर&पी खाते (रोखवही दृश्यावरून) आणि आय&ई खाते (प्रोद्भवन दृश्यावरून) तयार करू शकते — वर्षअखेरीस हाताने संकलन करण्याची गरज नाही.
वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न
कोणते विवरण अधिक महत्त्वाचे आहे, आय&ई की आर&पी?
दोन्ही महाराष्ट्र उपविधींनुसार तितकेच अनिवार्य आहेत आणि दोन्ही ऑडिट केली जातात. दैनंदिन आर्थिक व्यवस्थापनासाठी, आर&पी खजिनदाराला हवे असलेले रोख प्रवाह चित्र देते. एजीएमसाठी, आय&ई सर्वसाधारण सभेला कामगिरीचे चित्र देते. ताळेबंद दोन्हींना एकत्र बांधतो.
आय&ई अतिरिक्त आर&पी अतिरिक्तपेक्षा वेगळे का असते?
कारण ते वेगवेगळे लेखांकन आधार वापरतात. आय&ई मध्ये प्रोद्भवन समाविष्ट आहेत (कमावलेले पण न मिळालेले उत्पन्न, झालेले पण न भरलेले खर्च). आर&पी मध्ये फक्त रोख प्रवाह समाविष्ट आहेत. सिंकिंग फंड पावत्या आर&पी मध्ये दिसतात पण आय&ई मध्ये नाही. भांडवली खर्च आर&पी मध्ये देयक म्हणून दिसतात पण आय&ई मध्ये फक्त घसारा म्हणून.
SocietyBee आर&पी आणि आय&ई दोन्ही आपोआप तयार करू शकते का?
होय. SocietyBee चे दुहेरी-नोंद इंजिन खतावणीवरून दोन्ही विवरणे आपोआप तयार करते. तुम्ही कोणत्याही कालावधीसाठी — महिना, तिमाही किंवा संपूर्ण वर्ष — वैधानिक स्वरूपात, लेखापरीक्षकासाठी तयार, आर&पी खाते किंवा आय&ई खाते पाहू शकता.
ताळेबंदातील संचित निधी म्हणजे काय?
संचित निधी म्हणजे संस्थेची निव्वळ मालमत्ता — मागील सर्व अतिरिक्त आणि तुटींची बेरीज. हे कंपनीतील राखीव नफ्याच्या सहकारी समतुल्य आहे. प्रत्येक वर्षीचा आय&ई अतिरिक्त संचित निधीत जोडला जातो; तूट तो कमी करते. सातत्याने सकारात्मक संचित निधी म्हणजे संस्था कालांतराने आर्थिकदृष्ट्या सुदृढ राहिली आहे.
SocietyBee मध्ये पहा
Yogesh Randive
संस्थापक, SocietyBee
योगेश यांनी मुंबईतील गृहनिर्माण संस्थांना एक्सेलमध्ये हिशोब सांभाळताना अनेक वर्षे मदत केल्यानंतर SocietyBee उभारले. ते महाराष्ट्र सहकार कायदा, संस्था लेखांकन आणि भारतात गृहनिर्माण संस्था चालवण्याच्या व्यावहारिक वास्तवाबद्दल लिहितात.