गृहनिर्माण संस्था वार्षिक ऑडिट चेकलिस्ट: वैधानिक ऑडिटसाठी तुमच्या सीएला लागणारे सर्व काही

लेखापरीक्षक हे मागेल: रोखवही (दैनंदिन रोख व्यवहार), बँक पुस्तक (पुस्तकांशी जुळणारे पासबुक), जर्नल पुस्तक (सर्व बिगर-रोख नोंदी), खतावणी (सदस्य-निहाय खाती आणि खर्च शीर्षके), व्हाउचर (प्रत्येक खर्चासाठी सहाय्यक बिले आणि पावत्यांसह देयक व्हाउचर), आणि बिल व पावती नोंदवह्या.

लेखापरीक्षक पुस्तकांमधील अंतिम बँक शिल्लक संस्थेच्या सर्व बँक खात्यांच्या बँक स्टेटमेंट किंवा पासबुकशी जुळवतो — साधारणपणे चालू खाते (कार्यान्वयनासाठी), सिंकिंग फंड एफडी/बचत खाते आणि दुरुस्ती निधी खाते. बँक जुळवणीतील कोणतीही तफावत ही धोक्याची घंटा आहे.

व्हाउचर ट्रेल महत्त्वाचा आहे. ₹500 वरील प्रत्येक देयकाला सहाय्यक कागदपत्र असले पाहिजे — कंत्राटदाराचे बिल, विक्रेत्याची पावती, पगार स्लिप. स्वाक्षरी न केलेली किंवा तारीख नसलेली व्हाउचर, किंवा सहाय्यक कागदपत्रांशिवायची व्हाउचर, ऑडिट अहवालांमध्ये सामान्यतः नमूद केली जातात.

उपविधी 173 अंतर्गत, लेखापरीक्षकाने पुढील नोंदवह्या तपासल्या पाहिजेत: सदस्य नोंदवही (समभाग क्रमांक, फ्लॅट क्रमांक, दाखल तारीख आणि हस्तांतरण इतिहाससह), समभाग नोंदवही (जारी केलेली, हस्तांतरित केलेली, रद्द केलेली समभाग प्रमाणपत्रे), नामनिर्देशन नोंदवही (प्रत्येक फ्लॅटसाठी सध्याची नामनिर्देशने), आणि थकबाकीदार नोंदवही (थकबाकी असलेले सर्व सदस्य, थकबाकीचे वय दाखवणारी).

लेखापरीक्षक बिल नोंदवही (प्रत्येक लॉटसाठी उभारलेल्या सर्व बिलांची क्रमवार नोंद), पावती नोंदवही (जारी केलेल्या सर्व पावत्यांची क्रमवार नोंद), आणि इतिवृत्त पुस्तक (व्यवस्थापन समिती आणि सर्वसाधारण सभेच्या ठरावांसह, मागील वर्षीच्या एजीएम इतिवृत्तांसह) देखील तपासतो.

गहाळ किंवा अपूर्ण नोंदवह्यांमुळे ऑडिट अहवालात प्रतिकूल निष्कर्ष येतो. लेखापरीक्षक नमूद करतो की संस्था 'विहित नोंदवह्या ठेवण्यात अयशस्वी झाली,' हा निष्कर्ष सर्वसाधारण सभेला उघड करणे आणि 30 दिवसांच्या आत दुरुस्त करणे आवश्यक आहे.

संपूर्ण ऑडिट पॅकेजमध्ये समाविष्ट आहे: (1) वर्षासाठीचे पावती व देयक खाते, (2) वर्षासाठीचे उत्पन्न व खर्च खाते, (3) 31 मार्च रोजीचा ताळेबंद, (4) ताळेबंदाची अनुसूची (सिंकिंग फंड, दुरुस्ती निधी, संचित निधी, कर्जे इ. स्वतंत्रपणे सूचीबद्ध करणारी), (5) हिशोबांवरील टिपा, आणि (6) लेखापरीक्षकाचा अहवाल (फॉर्म जे).

पावती व देयक खाते हे रोख प्रवाह विवरण आहे — ते वर्षभरातील सर्व रोख/बँक पावत्या आणि देयके दाखवते. ते रोख आधारावर तयार केले जाते आणि त्यात सुरुवातीची व अंतिम बँक शिल्लक समाविष्ट असणे आवश्यक आहे. सर्व संकलन आणि देयकांचा हिशोब आहे का हे पडताळण्यासाठी हे प्राथमिक विवरण आहे.

उत्पन्न व खर्च खाते हे प्रोद्भवन-आधारित नफा व तोटा विवरण आहे. ते देखभाल आणि इतर स्रोतांमधील उत्पन्न खर्चाच्या विरुद्ध दाखवते. अतिरिक्त किंवा तूट ताळेबंदातील संचित निधीमध्ये वाहते. संस्थेला जीएसटी दायित्व असल्यास, ते आय&ई खात्यात स्वतंत्रपणे दाखवले पाहिजे.

30 दिवस आधी: सर्व थकबाकी बिले उभारली गेली आहेत आणि वर्षभरातील सर्व पावत्या नोंदवल्या गेल्या आहेत याची खात्री करा. सदस्य खतावणी जुळवा — प्रत्येक सदस्याची थकबाकी शिल्लक बिल केलेल्या रकमेच्या बेरजेतून त्या सदस्यासाठी नोंदवलेल्या पावत्या वजा जाता जुळली पाहिजे. कोणतीही उघडी व्हाउचर बंद करा.

15 दिवस आधी: सर्व खात्यांसाठी बँक जुळवणी पूर्ण करा. पावती व देयक खाते तयार करा. सर्व वैधानिक नोंदवह्या अद्ययावत करा — थकबाकीदार नोंदवही चालू आहे, सदस्य नोंदवही वर्षभरातील कोणतेही हस्तांतरण दर्शवते, आणि नामनिर्देशन नोंदवही अद्ययावत आहे याची खात्री करा.

7 दिवस आधी: ताळेबंद आणि उत्पन्न व खर्च खाते तयार करा. सिंकिंग फंड आणि दुरुस्ती निधीसाठी अनुसूची तयार करा (सुरुवातीची शिल्लक, मिळालेली योगदाने, जमा झालेले व्याज, काढलेली रक्कम आणि अंतिम शिल्लक दाखवणारी). अंतिम शिल्लक बँक स्टेटमेंटशी जुळते याची खात्री करा.

ऑडिटच्या दिवशी: सर्व व्हाउचर कालक्रमानुसार दाखल असावेत. सर्व खात्यांची पासबुक/बँक स्टेटमेंट आणा. मागील वर्षीचा ऑडिट अहवाल उपलब्ध ठेवा. वर्षभरातील सर्व ठरावांसह इतिवृत्त पुस्तक टॅब केलेले ठेवा. SocietyBee वापरत असल्यास, एका क्लिकमध्ये संपूर्ण ऑडिट पॅकेज निर्यात करा.