प्रत्येक महाराष्ट्र सहकारी गृहनिर्माण संस्थेने ठेवाव्या लागणाऱ्या वैधानिक नोंदवह्या

सदस्य नोंदवही ही सहकारी गृहनिर्माण संस्थेतील सर्वात मूलभूत नोंदवही आहे. ती प्रत्येक सध्याच्या आणि माजी सदस्याचे नाव, पत्ता, व्यवसाय आणि दाखल तारीख नोंदवते. ती फ्लॅट क्रमांक, समभाग प्रमाणपत्र क्रमांक, समभाग प्रमाणपत्र जारी करण्याची तारीख, आणि सदस्यत्व संपुष्टात येण्याची तारीख व पद्धत (हस्तांतरण, मृत्यू, राजीनामा) देखील नोंदवते.

प्रत्येक सदस्यत्व दाखला, हस्तांतरण आणि राजीनामा व्यवस्थापन समितीच्या निर्णयाच्या 30 दिवसांच्या आत या नोंदवहीत नोंदवला गेला पाहिजे. नोंदवहीवर सचिवाची स्वाक्षरी असावी आणि ती कोणत्याही सदस्याच्या विनंतीवरून तपासणीसाठी उपलब्ध असावी.

एक सामान्य ऑडिट निष्कर्ष म्हणजे कालबाह्य सदस्य नोंदवही, जिथे वर्षांपूर्वी फ्लॅट विकलेले सदस्य अजूनही सक्रिय सदस्य म्हणून दाखवले जातात, किंवा फ्लॅट खरेदी केलेल्या नवीन सदस्यांची नोंदणी झालेली नसते. यामुळे सदस्यत्व नोंदवही आणि बिल नोंदवही यांच्यात तफावत निर्माण होते, जी लेखापरीक्षक नमूद करेल.

प्रत्येक सहकारी गृहनिर्माण संस्था सदस्यत्वाचा पुरावा म्हणून सदस्यांना समभाग प्रमाणपत्रे जारी करते. समभाग नोंदवही समभाग प्रमाणपत्रांचे जारी करणे, हस्तांतरण आणि रद्द करणे यांचा मागोवा घेते. प्रत्येक नोंदीत समभाग प्रमाणपत्र क्रमांक, समभागांची संख्या, सदस्याचे नाव, जारी करण्याची तारीख आणि दर्शनी मूल्य दाखवले पाहिजे.

फ्लॅटच्या हस्तांतरणावर, मूळ समभाग प्रमाणपत्र रद्द करून हस्तांतरितीच्या नावाने नवीन जारी केले पाहिजे. रद्द केलेले प्रमाणपत्र नोंदीवर ठेवले पाहिजे (नष्ट न करता). प्रत्येक हस्तांतरणाच्या 30 दिवसांच्या आत समभाग नोंदवही अद्ययावत केली गेली पाहिजे.

SocietyBee द्वारे समभाग प्रमाणपत्रे जारी करणाऱ्या संस्था सर्व जारी करणे, हस्तांतरण आणि रद्द करणे डिजिटलपणे ट्रॅक करू शकतात. नोंदवही नेहमी चालू असते आणि ऑडिट उद्देशांसाठी विहित स्वरूपात निर्यात केली जाऊ शकते.

प्रत्येक सदस्याने सदस्याच्या मृत्यूच्या घटनेत फ्लॅट आणि समभागांसाठी नामनिर्देशित व्यक्ती नियुक्त करणारा नामनिर्देशन फॉर्म सादर करणे आवश्यक आहे. नामनिर्देशन नोंदवही सदस्याचे नाव, फ्लॅट क्रमांक, नामनिर्देशिताचे नाव, पत्ता आणि सदस्याशी नाते, आणि नामनिर्देशनाची तारीख नोंदवते.

सदस्याच्या हयातीत नामनिर्देशने नवीन नामनिर्देशन फॉर्मसह बदलली जाऊ शकतात. आधीचे नामनिर्देशन रद्दबातल ठरते, नोंदवही अद्ययावत केली गेली पाहिजे आणि जुना नामनिर्देशन फॉर्म दाखल केला गेला पाहिजे (नष्ट न करता). सदस्याच्या मृत्यूनंतर, अनेक प्रकरणांमध्ये संस्था वारसा प्रमाणपत्राची आवश्यकता न ठेवता नामनिर्देशिताला फ्लॅट हस्तांतरित करण्यासाठी नामनिर्देशन वापरते.

महाराष्ट्र उपविधींनुसार, नामनिर्देशन नोंदवही न ठेवणे किंवा वैध नामनिर्देशनावर कारवाई न करणे संस्थेला नामनिर्देशिताच्या कुटुंबाकडून कायदेशीर जबाबदारीच्या धोक्यात टाकू शकते.

बिल नोंदवही बिल लॉट क्रमांकाद्वारे ओळखल्या जाणाऱ्या सदस्यांना कालक्रमानुसार उभारलेली सर्व बिले नोंदवते. प्रत्येक नोंदीत बिल लॉट क्रमांक, तारीख, सदस्याचे नाव, फ्लॅट क्रमांक आणि प्रत्येक घटकाची (देखभाल, पाणी, पार्किंग, व्याज) रक्कम दाखवली पाहिजे. बिल नोंदवहीची बेरीज पुस्तकांमध्ये नोंदवलेल्या उत्पन्नाशी जुळली पाहिजे.

पावती नोंदवही सदस्यांकडून मिळालेल्या पेमेंट्सच्या विरुद्ध जारी केलेल्या सर्व पावत्या नोंदवते. प्रत्येक पावतीला एक अद्वितीय क्रमवार क्रमांक असतो. पावती नोंदवही रोखवही आणि बँक पुस्तकाशी जुळली पाहिजे — मिळालेल्या प्रत्येक पेमेंटला संबंधित पावती असणे आवश्यक आहे.

थकबाकीदार नोंदवही प्रत्येक महिन्याच्या अखेरीस थकबाकी असलेल्या सर्व सदस्यांची यादी करते. ती सदस्याचे नाव, फ्लॅट क्रमांक, सुरुवातीची शिल्लक, महिन्यात उभारलेली बिले, मिळालेली पेमेंट्स आणि अंतिम थकबाकी शिल्लक दाखवते. लेखापरीक्षक थकबाकी रकमेवरील व्याज योग्यरित्या गणले गेले आणि बिल केले गेले आहे का हे पडताळण्यासाठी ही नोंदवही वापरतो.

व्यवस्थापन समितीचे इतिवृत्त पुस्तक प्रत्येक समिती सभेची कार्यवाही, अजेंडा, उपस्थिती, चर्चा आणि ठराव नोंदवते. सर्वसाधारण सभेचे इतिवृत्त पुस्तक एजीएम आणि ईजीएम कार्यवाही नोंदवते. दोन्हींवर सभेच्या 30 दिवसांच्या आत अध्यक्ष आणि सचिवाची स्वाक्षरी असणे आवश्यक आहे.

विशेष खर्च, सिंकिंग फंड काढणी, पूरक आकार, विलंब शुल्क दर आणि लेखापरीक्षकाची नियुक्ती अधिकृत करणारे ठराव सर्व इतिवृत्त पुस्तकात नोंदवले गेले पाहिजेत. लेखापरीक्षक ठरावांना आर्थिक नोंदींशी क्रॉस-चेक करतो — मोठे देयक सहाय्यक समिती ठरावाशिवाय केले गेले असल्यास, ते अनधिकृत खर्च म्हणून नमूद केले जाते.

डिजिटल इतिवृत्त (पीडीएफ म्हणून साठवलेले) महाराष्ट्रात वाढत्या प्रमाणात स्वीकारले जात आहेत, परंतु स्वाक्षरी केलेली मूळ प्रत किंवा डिजिटली स्वाक्षरी केलेली आवृत्ती तपासणीसाठी उपलब्ध असणे आवश्यक आहे. फक्त WhatsApp संदेशांमध्ये साठवलेले इतिवृत्त ऑडिट उद्देशांसाठी स्वीकार्य नाहीत.