हर महाराष्ट्र सहकारी हाउसिंग सोसाइटी को बनाए रखने होने वाले वैधानिक रजिस्टर

सदस्य रजिस्टर एक सहकारी हाउसिंग सोसाइटी का सबसे बुनियादी रजिस्टर है। यह हर मौजूदा और पूर्व सदस्य का नाम, पता, पेशा और दाखिले की तारीख दर्ज करता है। यह फ्लैट नंबर, शेयर सर्टिफिकेट नंबर, शेयर सर्टिफिकेट जारी होने की तारीख, और सदस्यता खत्म होने की तारीख व तरीका (हस्तांतरण, मृत्यु, इस्तीफा) भी दर्ज करता है।

हर सदस्यता के दाखिले, हस्तांतरण और इस्तीफे को प्रबंध समिति के फैसले के 30 दिनों के भीतर इस रजिस्टर में दर्ज किया जाना चाहिए। रजिस्टर पर सेक्रेटरी के हस्ताक्षर होने चाहिए और यह किसी भी सदस्य के अनुरोध पर निरीक्षण के लिए उपलब्ध होना चाहिए।

एक आम ऑडिट निष्कर्ष है पुराना पड़ चुका सदस्य रजिस्टर, जहां सालों पहले फ्लैट बेच चुके सदस्य अभी भी सक्रिय सदस्य के रूप में दिखाए जाते हैं, या फ्लैट खरीदने वाले नए सदस्य पंजीकृत नहीं किए गए होते। इससे सदस्यता रजिस्टर और बिल रजिस्टर के बीच एक विसंगति पैदा होती है, जिसे ऑडिटर चिन्हित करेगा।

हर सहकारी हाउसिंग सोसाइटी सदस्यता के सबूत के रूप में अपने सदस्यों को शेयर सर्टिफिकेट जारी करती है। शेयर रजिस्टर शेयर सर्टिफिकेट के जारी होने, हस्तांतरण और रद्द होने को ट्रैक करता है। हर एंट्री में शेयर सर्टिफिकेट नंबर, शेयरों की संख्या, सदस्य का नाम, जारी होने की तारीख और नाममात्र मूल्य दिखाया जाना चाहिए।

फ्लैट के हस्तांतरण पर, मूल शेयर सर्टिफिकेट रद्द किया जाना चाहिए और हस्तांतरिती के नाम पर एक नया जारी किया जाना चाहिए। रद्द किए गए सर्टिफिकेट को रिकॉर्ड पर रखा जाना चाहिए (नष्ट नहीं करना)। हर हस्तांतरण के 30 दिनों के भीतर शेयर रजिस्टर अपडेट किया जाना चाहिए।

SocietyBee के जरिए शेयर सर्टिफिकेट जारी करने वाली सोसाइटियां सभी जारी करने, हस्तांतरण और रद्द करने को डिजिटल रूप से ट्रैक कर सकती हैं। रजिस्टर हमेशा मौजूदा रहता है और ऑडिट के मकसद से निर्धारित फॉर्मेट में एक्सपोर्ट किया जा सकता है।

हर सदस्य को अपनी मृत्यु की स्थिति में फ्लैट और शेयरों के लिए एक नामांकित व्यक्ति तय करने वाला नामांकन फॉर्म जमा करना जरूरी है। नामांकन रजिस्टर सदस्य का नाम, फ्लैट नंबर, नामांकित व्यक्ति का नाम, पता और सदस्य से रिश्ता, और नामांकन की तारीख दर्ज करता है।

सदस्य के जीवनकाल के दौरान एक नए नामांकन फॉर्म के साथ नामांकन बदले जा सकते हैं। पुराना नामांकन बदल जाता है, रजिस्टर अपडेट किया जाना चाहिए और पुराना नामांकन फॉर्म फाइल किया जाना चाहिए (नष्ट नहीं करना)। सदस्य की मृत्यु पर, कई मामलों में सोसाइटी उत्तराधिकार प्रमाणपत्र की जरूरत के बिना फ्लैट को नामांकित व्यक्ति को हस्तांतरित करने के लिए नामांकन का उपयोग करती है।

महाराष्ट्र उपनियमों के तहत, नामांकन रजिस्टर बनाए न रखना या किसी वैध नामांकन पर कार्रवाई न करना सोसाइटी को नामांकित व्यक्ति के परिवार से कानूनी दायित्व के खतरे में डाल सकता है।

बिल रजिस्टर बिल लॉट नंबर से पहचाने जाने वाले सदस्यों को कालानुक्रमिक क्रम में उठाए गए सभी बिलों को दर्ज करता है। हर एंट्री में बिल लॉट नंबर, तारीख, सदस्य का नाम, फ्लैट नंबर और हर घटक (मेंटेनेंस, पानी, पार्किंग, ब्याज) की राशि दिखानी चाहिए। बिल रजिस्टर का कुल किताबों में दर्ज आय से मेल खाना चाहिए।

रसीद रजिस्टर सदस्यों से मिले भुगतानों के बदले जारी की गई सभी रसीदों को दर्ज करता है। हर रसीद का एक अनूठा क्रमिक नंबर होता है। रसीद रजिस्टर को कैश बुक और बैंक बुक से मेल खाना चाहिए — मिले हर भुगतान की एक संबंधित रसीद होनी चाहिए।

डिफॉल्टर रजिस्टर हर महीने के अंत में बकाया वाले सभी सदस्यों की सूची बनाता है। यह सदस्य का नाम, फ्लैट नंबर, ओपनिंग बैलेंस, महीने में उठाए गए बिल, मिले भुगतान और क्लोजिंग बकाया बैलेंस दिखाता है। ऑडिटर इस रजिस्टर का उपयोग यह सत्यापित करने के लिए करता है कि बकाया राशि पर ब्याज सही तरीके से गणना और बिल किया गया है।

प्रबंध समिति की मिनट्स बुक हर समिति बैठक की कार्यवाही, एजेंडा, उपस्थिति, चर्चा और प्रस्ताव दर्ज करती है। आम सभा की मिनट्स बुक AGM और EGM की कार्यवाही दर्ज करती है। दोनों पर बैठक के 30 दिनों के भीतर चेयरमैन और सेक्रेटरी के हस्ताक्षर होने चाहिए।

विशेष खर्चों, सिंकिंग फंड निकासी, सप्लीमेंट्री लेवी, लेट फीस दरों, और ऑडिटर की नियुक्ति को अधिकृत करने वाले प्रस्ताव सभी मिनट्स बुक में दर्ज होने चाहिए। ऑडिटर प्रस्तावों को वित्तीय एंट्री से क्रॉस-चेक करता है — अगर कोई बड़ा भुगतान बिना सहायक समिति प्रस्ताव के किया गया, तो इसे एक अनधिकृत खर्च के रूप में चिन्हित किया जाता है।

डिजिटल मिनट्स (PDF के रूप में संग्रहीत) महाराष्ट्र में तेजी से स्वीकार किए जा रहे हैं, लेकिन हस्ताक्षरित मूल या डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित वर्जन निरीक्षण के लिए उपलब्ध होना चाहिए। सिर्फ WhatsApp मैसेज में संग्रहीत मिनट्स ऑडिट के मकसद के लिए स्वीकार्य नहीं हैं।