महाराष्ट्रातील मल्टी-सोसायटी समस्या
महाराष्ट्रात सहकारी गृहनिर्माण संस्थांचे हिशोब सांभाळणारा प्रॅक्टिसिंग सीए साधारणपणे एकाच वेळी 5-30 संस्था हाताळतो. प्रत्येक संस्थेची स्वतःची व्यवस्थापन समिती, स्वतःचे बँक खाते, वैधानिक नोंदवह्यांचा स्वतःचा संच आणि स्वतःची ऑडिट सायकल असते. प्रत्येक संस्थेचे संपूर्ण आर्थिक चित्र फक्त सीएकडेच असते — खजिनदार आणि समिती सदस्य दर काही वर्षांनी बदलतात आणि त्यांना क्वचितच सखोल लेखांकन ज्ञान असते.
समस्या प्रति संस्था कामाच्या प्रमाणात नाही, ती विखंडनामध्ये आहे. प्रत्येक संस्थेची स्वतःची एक्सेल फाइल आहे, संस्था वापरत असलेल्या कोणत्याही पोर्टलचे स्वतःचे लॉगिन आहे (असल्यास), आणि सीएला कोणत्याही वेळी प्रश्न येणारे स्वतःचे WhatsApp ग्रुप्स आहेत. प्रत्येक महिन्याच्या 28 तारखेला, सचिव फोन करतो कारण बिले गेलेली नाहीत. मार्चमध्ये, ऑडिट संकट एकाच वेळी सर्व 12 संस्थांवर आदळते.
28 तारखेची समस्या
बहुतांश महाराष्ट्र गृहनिर्माण संस्था चालू महिन्याच्या शुल्कासाठी प्रत्येक महिन्याच्या 1 तारखेला सदस्यांना बिल करतात, पेमेंट 10 तारखेपर्यंत देय असते. सीए किंवा अकाउंटंटकडून बिले 1 तारखेपर्यंत तयार करून, पडताळून आणि वितरित करणे अपेक्षित असते. प्रत्यक्षात, 12 संस्था आणि अनेक बिल कॉन्फिगरेशन (वेगवेगळे फ्लॅट आकार, पाणी शुल्क, पार्किंग, पूरक बिले) यांच्यासह, 1 तारीख 5 तारीख बनते, जी 10 तारीख बनते.
उशिरा बिलिंगमुळे साखळी समस्या निर्माण होते: सदस्य उशिरा पैसे भरतात (किंवा त्यांना बिल कधीच मिळाले नाही असा दावा करतात), खजिनदाराला हाताने पाठपुरावा करावा लागतो, आणि संस्थेच्या रोख प्रवाहावर परिणाम होतो. कर्ज परतफेड किंवा मोठ्या दुरुस्ती वचनबद्धता असलेल्या संस्थांसाठी, विलंबित संकलनामुळे पेमेंट डेडलाइन चुकतात.
बल्क बिलिंग हे सोडवते. SocietyBee सीएला एका क्लिकमध्ये संस्थेतील सर्व फ्लॅट्ससाठी बिले तयार करण्याची, त्यांचे पूर्वावलोकन करण्याची आणि सर्व सदस्यांना एकाच वेळी WhatsApp आणि ईमेलद्वारे पाठवण्याची परवानगी देते. सीए प्लॅनच्या मल्टी-सोसायटी डॅशबोर्डसह, सर्व 12 संस्थांना पुन्हा-लॉगिन न करता क्रमाने बिल करता येते.
वर्षअखेर क्लोज: 12 तासांत 12 संस्था
वर्षअखेरचे ऑडिट संकट, मार्च ते मे, हा प्रत्येक मल्टी-सोसायटी सीएचा सर्वात तणावपूर्ण काळ असतो. प्रत्येक संस्थेचे हिशोब बंद केलेले, सर्व व्हाउचर पडताळलेले, सर्व नोंदवह्या तपासलेल्या आणि एजीएमपूर्वी ऑडिट पॅकेज तयार असणे आवश्यक असते. योग्य सॉफ्टवेअरशिवाय, यामध्ये एक्सेल शीट्स हाताने पावती व देयक खाते आणि उत्पन्न व खर्च खाते स्वरूपात पुन्हा तयार करणे, बँक स्टेटमेंट क्रॉस-चेक करणे आणि ऑडिट ट्रेल तयार करणे समाविष्ट असते.
SocietyBee सह, वर्षअखेरचा क्लोज असा काम करतो: सर्व बिलिंग आणि पावती नोंदी वर्षभर आधीच नोंदवलेल्या असतात; प्रणाली आर&पी खाते, आय&ई खाते आणि ताळेबंद वैधानिक स्वरूपात आपोआप तयार करते; थकबाकीदार नोंदवही थेट अद्ययावत असते; डेबुक पूर्ण असते. सीए प्रत्येक संस्थेसाठी ऑडिट निर्यात चालवतो, आउटपुट पुनरावलोकन करतो, आणि काम पूर्ण. बारा दिवसांऐवजी बारा तासांत बारा संस्था.
टॅली-सुसंगत निर्यात म्हणजे लेखापरीक्षकाला ते हवे असल्यास सीए टॅली बॅकअप ठेवू शकतो, किंवा नोंदणीकृत लेखापरीक्षक फक्त रीड-ओन्ली ऑडिट अॅक्सेस वापरून थेट SocietyBee मधून पडताळणी करू शकतो.
गृहनिर्माण संस्था सांभाळत आहात?
उपविधीनुसार बिले आपोआप तयार करा, वसुलीचा मागोवा घ्या आणि ऑडिट-रेडी अहवाल मिळवा — ५० सदनिकांपर्यंतच्या संस्थांसाठी मोफत.
मोफत सुरुवात कराव्हाइट-लेबल अहवाल: प्रत्येक संस्थेला व्यावसायिक सादरीकरण
प्रत्येक संस्थेची स्वतःची व्यवस्थापन समिती असते जी फर्मच्या लेटरहेडवर आर्थिक अहवाल अपेक्षित करते. SocietyBee मधील व्हाइट-लेबल अहवालासह, सीए प्रत्येक संस्थेचा अहवाल हेडर फर्मचे नाव, पत्ता आणि सीए नोंदणी क्रमांकासह, किंवा सदस्यांसाठीच्या अहवालांसाठी संस्थेच्या स्वतःच्या लेटरहेडसह कॉन्फिगर करू शकतो.
हे एक वैशिष्ट्य आहे जे दिसते त्यापेक्षा जास्त महत्त्वाचे आहे. व्यावसायिकरित्या स्वरूपित दिसणारा अहवाल व्यवस्थापन समितीसोबत विश्वासार्हता निर्माण करतो आणि सीएला मिळणाऱ्या स्पष्टीकरण कॉल्सची संख्या कमी करतो. यामुळे प्रत्येक एजीएमला समिती सदस्य कशावर सही करत आहेत हे त्यांना अधिक स्पष्ट होते.
सीए प्लॅन: अमर्याद संस्थांसाठी सपाट शुल्क
बहुतांश संस्था व्यवस्थापन सॉफ्टवेअर प्रति संस्था शुल्क आकारते. प्रति संस्था प्रति वर्ष ₹3,000-₹8,000 दराने, 15 संस्था सांभाळणाऱ्या सीएला वार्षिक ₹45,000-₹1,20,000 सॉफ्टवेअर खर्चाला तोंड द्यावे लागते, अनेक लॉगिन आणि पोर्टल्स सांभाळण्याचा खर्च वेगळा.
SocietyBee चा सीए प्लॅन अमर्याद संस्थांसाठी सपाट वार्षिक शुल्क आहे. 5 संस्था जोडा किंवा 50, किंमत तीच राहते. लवकर-प्रवेश ग्राहकांसाठी, संस्थापक दर कायमचा लॉक केला जातो. सपाट-शुल्क मॉडेल सीए प्रत्यक्षात त्यांच्या ग्राहकांना कसे बिल करतात याच्याशी जुळते — प्रति संस्था मासिक रिटेनर, प्रति-व्यवहार शुल्क नव्हे.
गणना सरळ आहे: जर सीए प्रति संस्था प्रति महिना ₹3,000-₹5,000 आकारत असेल आणि चांगल्या साधनांद्वारे प्रति संस्था प्रति महिना 3-5 तास वाचवत असेल, तर वाचलेला वेळ पहिल्याच महिन्यात सॉफ्टवेअर खर्चापेक्षा जास्त मौल्यवान असतो.
वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न
SocietyBee मध्ये एक लॉगिन किती संस्था हाताळू शकतो?
सीए प्लॅन एका लॉगिनखाली अमर्याद संस्थांना सपोर्ट करतो. तुम्ही एका क्लिकमध्ये संस्थांदरम्यान स्विच करता, पुन्हा-लॉगिन आवश्यक नाही. मल्टी-सोसायटी डॅशबोर्ड तुमच्या सर्व संस्थांची बिलिंग आणि संकलन स्थिती एका दृष्टीक्षेपात दाखवतो.
मी व्यवस्थापन समिती सदस्याला रीड-ओन्ली अॅक्सेस देऊ शकतो का?
होय. प्रत्येक संस्थेत वेगवेगळ्या परवानगी स्तरांसह अनेक वापरकर्ते असू शकतात. समिती सदस्यांना नोंदी सुधारण्याची क्षमता न देता अहवाल आणि बिलिंग स्थिती पाहण्यासाठी रीड-ओन्ली अॅक्सेस दिला जाऊ शकतो.
SocietyBee टॅली निर्यातीला सपोर्ट करते का?
होय. SocietyBee टॅली-सुसंगत XML स्वरूपात जर्नल नोंदी निर्यात करते. हे प्रो आणि सीए प्लॅनवर उपलब्ध आहे.
मी सांभाळणे थांबवलेल्या संस्थेच्या डेटाचे काय होते?
संस्थेचा डेटा जसाच्या तसा राहतो. तुम्ही त्या संस्थेतून तुमचा सीए अॅक्सेस काढू शकता आणि समिती ती थेट सांभाळू शकते किंवा वेगळा सीए जोडू शकते. सर्व ऐतिहासिक डेटा जतन केला जातो.
SocietyBee मध्ये पहा
Yogesh Randive
संस्थापक, SocietyBee
योगेश यांनी मुंबईतील गृहनिर्माण संस्थांना एक्सेलमध्ये हिशोब सांभाळताना अनेक वर्षे मदत केल्यानंतर SocietyBee उभारले. ते महाराष्ट्र सहकार कायदा, संस्था लेखांकन आणि भारतात गृहनिर्माण संस्था चालवण्याच्या व्यावहारिक वास्तवाबद्दल लिहितात.