महाराष्ट्र में मल्टी-सोसाइटी की समस्या
महाराष्ट्र में सहकारी हाउसिंग सोसाइटी के खाते संभालने वाला एक प्रैक्टिसिंग सीए आमतौर पर एक साथ 5-30 सोसाइटियां संभालता है। हर सोसाइटी की अपनी प्रबंध समिति, अपना बैंक खाता, वैधानिक रजिस्टरों का अपना सेट, और अपनी ऑडिट साइकिल होती है। सीए ही अकेला व्यक्ति होता है जिसके पास हर सोसाइटी की पूरी वित्तीय तस्वीर होती है — ट्रेजरर और समिति के सदस्य हर कुछ सालों में बदल जाते हैं और उन्हें शायद ही गहरी अकाउंटिंग जानकारी होती है।
समस्या प्रति सोसाइटी काम की मात्रा नहीं है, यह बिखराव है। हर सोसाइटी की अपनी एक्सेल फाइल है, सोसाइटी जो भी पोर्टल इस्तेमाल करती है (अगर कोई है) उसका अपना लॉगिन है, और अपने WhatsApp ग्रुप हैं जहां सीए को किसी भी समय सवाल मिलते हैं। हर महीने की 28 तारीख को, सेक्रेटरी फोन करता है क्योंकि बिल नहीं गए। मार्च में, ऑडिट का दबाव सभी 12 सोसाइटियों पर एक साथ आता है।
28 तारीख की समस्या
ज्यादातर महाराष्ट्र हाउसिंग सोसाइटियां हर महीने की 1 तारीख को मौजूदा महीने के लिए सदस्यों को बिल भेजती हैं, भुगतान 10 तारीख तक देय होता है। सीए या अकाउंटेंट से उम्मीद की जाती है कि वे 1 तारीख तक बिल तैयार करें, जांचें और भेजें। असल में, 12 सोसाइटियों और कई बिल कॉन्फ़िगरेशन (अलग-अलग फ्लैट साइज, पानी शुल्क, पार्किंग, सप्लीमेंट्री बिल) के साथ, 1 तारीख 5 तारीख बन जाती है, जो 10 तारीख बन जाती है।
देर से बिलिंग एक जंजीर जैसी समस्या पैदा करती है: सदस्य देर से भुगतान करते हैं (या दावा करते हैं कि उन्हें बिल कभी मिला ही नहीं), ट्रेजरर को मैन्युअल रूप से फॉलो-अप करना पड़ता है, और सोसाइटी का कैश फ्लो प्रभावित होता है। लोन चुकौती या बड़ी मरम्मत की प्रतिबद्धताओं वाली सोसाइटियों के लिए, देरी से हुई वसूली का मतलब है भुगतान की समय-सीमा चूकना।
बल्क बिलिंग इसे हल करती है। SocietyBee एक सीए को एक क्लिक में किसी सोसाइटी के सभी फ्लैटों के लिए बिल बनाने, उन्हें प्रीव्यू करने, और सभी सदस्यों को एक साथ WhatsApp और ईमेल से भेजने की सुविधा देता है। सीए प्लान के मल्टी-सोसाइटी डैशबोर्ड के साथ, सभी 12 सोसाइटियों को बिना दोबारा लॉगिन किए क्रम से बिल किया जा सकता है।
साल के अंत का क्लोज: 12 घंटों में 12 सोसाइटियां
साल के अंत का ऑडिट दबाव, मार्च से मई, हर मल्टी-सोसाइटी सीए का सबसे तनावपूर्ण समय होता है। हर सोसाइटी के खाते बंद, सभी वाउचर सत्यापित, सभी रजिस्टर जांचे गए, और AGM से पहले ऑडिट पैकेज तैयार होना चाहिए। सही सॉफ्टवेयर के बिना, इसमें एक्सेल शीट को मैन्युअल रूप से रिसीट्स एंड पेमेंट्स अकाउंट और इनकम एंड एक्सपेंडिचर अकाउंट फॉर्मेट में दोबारा बनाना, बैंक स्टेटमेंट क्रॉस-चेक करना, और ऑडिट ट्रेल तैयार करना शामिल है।
SocietyBee के साथ, साल के अंत का क्लोज इस तरह काम करता है: सभी बिलिंग और रसीद एंट्री साल भर पहले से दर्ज होती हैं; सिस्टम R&P अकाउंट, I&E अकाउंट और बैलेंस शीट अपने आप वैधानिक फॉर्मेट में तैयार कर देता है; डिफॉल्टर रजिस्टर लाइव रहता है; डेबुक पूरी होती है। सीए हर सोसाइटी के लिए ऑडिट एक्सपोर्ट चलाता है, आउटपुट की समीक्षा करता है, और काम खत्म। बारह दिनों की बजाय बारह घंटों में बारह सोसाइटियां।
टैली-कम्पैटिबल एक्सपोर्ट का मतलब है कि अगर ऑडिटर चाहे तो सीए टैली बैकअप बनाए रख सकता है, या रजिस्टर्ड ऑडिटर रीड-ओनली ऑडिट एक्सेस का इस्तेमाल करके सीधे SocietyBee से सत्यापित कर सकता है।
हाउसिंग सोसाइटी संभाल रहे हैं?
उपनियमों के अनुरूप बिल अपने आप बनाएं, वसूली ट्रैक करें, और ऑडिट-रेडी रिपोर्ट पाएं — 50 फ्लैट तक की सोसाइटियों के लिए मुफ़्त।
मुफ़्त में शुरू करेंव्हाइट-लेबल रिपोर्ट: हर सोसाइटी को प्रोफेशनल प्रेजेंटेशन
हर सोसाइटी की अपनी प्रबंध समिति होती है जो फर्म के लेटरहेड पर वित्तीय रिपोर्ट की उम्मीद करती है। SocietyBee में व्हाइट-लेबल रिपोर्टिंग के साथ, सीए हर सोसाइटी की रिपोर्ट का हेडर फर्म के नाम, पते और सीए रजिस्ट्रेशन नंबर के साथ, या सदस्यों के लिए बनी रिपोर्ट के लिए सोसाइटी के अपने लेटरहेड के साथ कॉन्फ़िगर कर सकता है।
यह एक ऐसा फीचर है जो दिखने से कहीं ज्यादा मायने रखता है। पेशेवर तरीके से फॉर्मेट की गई रिपोर्ट प्रबंध समिति के साथ विश्वसनीयता बनाती है और सीए को मिलने वाले स्पष्टीकरण कॉल्स की संख्या कम करती है। यह समिति के सदस्यों को यह भी साफ करता है कि वे हर AGM में किस पर हस्ताक्षर कर रहे हैं।
सीए प्लान: असीमित सोसाइटियों के लिए फ्लैट फीस
ज्यादातर सोसाइटी मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर प्रति सोसाइटी शुल्क लेते हैं। ₹3,000-₹8,000 प्रति सोसाइटी प्रति वर्ष की दर से, 15 सोसाइटियां संभालने वाले सीए को सालाना ₹45,000-₹1,20,000 का सॉफ्टवेयर खर्च उठाना पड़ता है, कई लॉगिन और पोर्टल संभालने की लागत अलग से।
SocietyBee का सीए प्लान असीमित सोसाइटियों के लिए एक फ्लैट सालाना फीस है। 5 सोसाइटियां जोड़ें या 50, कीमत वही रहती है। अर्ली-एक्सेस ग्राहकों के लिए, फाउंडर रेट हमेशा के लिए लॉक हो जाती है। फ्लैट-फीस मॉडल इस बात से मेल खाता है कि सीए असल में अपने क्लाइंट्स को कैसे बिल करते हैं — प्रति सोसाइटी मासिक रिटेनर, प्रति-लेनदेन शुल्क नहीं।
गणना सीधी है: अगर सीए प्रति सोसाइटी प्रति माह ₹3,000-₹5,000 चार्ज करता है और बेहतर टूलिंग के जरिए प्रति सोसाइटी प्रति माह 3-5 घंटे बचाता है, तो बचाया गया समय पहले ही महीने में सॉफ्टवेयर की लागत से ज्यादा कीमती होता है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
SocietyBee में एक लॉगिन कितनी सोसाइटियां संभाल सकता है?
सीए प्लान एक लॉगिन के तहत असीमित सोसाइटियों को सपोर्ट करता है। आप एक क्लिक में सोसाइटियों के बीच स्विच करते हैं, दोबारा लॉगिन करने की जरूरत नहीं। मल्टी-सोसाइटी डैशबोर्ड आपकी सभी सोसाइटियों की बिलिंग और कलेक्शन स्थिति एक नजर में दिखाता है।
क्या मैं किसी प्रबंध समिति सदस्य को रीड-ओनली एक्सेस दे सकता हूं?
हां। हर सोसाइटी में अलग-अलग परमिशन लेवल वाले कई यूजर हो सकते हैं। समिति सदस्यों को एंट्री बदलने की क्षमता दिए बिना रिपोर्ट और बिलिंग स्थिति देखने के लिए रीड-ओनली एक्सेस दिया जा सकता है।
क्या SocietyBee टैली एक्सपोर्ट को सपोर्ट करता है?
हां। SocietyBee जर्नल एंट्रीज को टैली-कम्पैटिबल XML फॉर्मेट में एक्सपोर्ट करता है। यह प्रो और सीए प्लान पर उपलब्ध है।
जिस सोसाइटी को मैं संभालना बंद कर देता हूं, उसके डेटा का क्या होता है?
सोसाइटी का डेटा जस का तस बना रहता है। आप उस सोसाइटी से अपना सीए एक्सेस हटा सकते हैं और समिति इसे सीधे संभाल सकती है या कोई दूसरा सीए जोड़ सकती है। सारा ऐतिहासिक डेटा सुरक्षित रहता है।
SocietyBee में देखें
Yogesh Randive
संस्थापक, SocietyBee
योगेश ने मुंबई की हाउसिंग सोसाइटियों को एक्सेल में हिसाब-किताब संभालने में मदद करते हुए कई साल बिताए, उसके बाद SocietyBee बनाया। वे महाराष्ट्र सहकारी कानून, सोसाइटी अकाउंटिंग और भारत में हाउसिंग सोसाइटी चलाने की व्यावहारिक चुनौतियों के बारे में लिखते हैं।