सोसाइटियां अकाउंटिंग के लिए MyGate क्यों छोड़ रही हैं
MyGate भारत का सबसे पहचाना जाने वाला सोसाइटी ऐप है और गेट मैनेजमेंट, विजिटर पास और इंटरकॉम इंटीग्रेशन अच्छे से करता है। लेकिन इसका अकाउंटिंग मॉड्यूल सीए के लिए नहीं बना है — इसमें एक सही डबल-एंट्री लेजर नहीं है, कोई मल्टी-सोसाइटी सीए डैशबोर्ड नहीं है, और यह अपने गेटवे से प्रोसेस किए गए हर भुगतान पर 1.5-2% चार्ज करता है।
सीए द्वारा अपनी सोसाइटियों को MyGate से SocietyBee में शिफ्ट करने का सबसे आम कारण है गेटवे कमीशन और एक लॉगिन से कई सोसाइटियों को संभालने में असमर्थता का मेल। MyGate पर 8 सोसाइटियां संभालने वाले सीए के पास 8 अलग-अलग लॉगिन हैं, कोई समेकित रिपोर्टिंग नहीं है, और एक मासिक गेटवे कमीशन बिल है जो सोसाइटी बेवजह चुका रही है।
आप MyGate से कौन सा डेटा एक्सपोर्ट कर सकते हैं
MyGate इनके लिए डेटा एक्सपोर्ट को सपोर्ट करता है: सदस्य सूची (फ्लैट नंबर, सदस्य का नाम, मोबाइल, ईमेल), बिलिंग इतिहास (अवधि में हर सदस्य के लिए उठाए गए बिल), और पेमेंट इतिहास (दर्ज की गई रसीदें)। माइग्रेशन शुरू करने से पहले MyGate के एडमिन पैनल से ये एक्सपोर्ट डाउनलोड करें।
MyGate के बिलिंग और लेजर एक्सपोर्ट आमतौर पर CSV या एक्सेल फॉर्मेट में होते हैं। कॉलम SocietyBee के इंपोर्ट फॉर्मेट से बिल्कुल मेल नहीं खा सकते, लेकिन हमारी माइग्रेशन टीम मैपिंग संभाल लेगी। आपको फाइलों को दोबारा फॉर्मेट करने की जरूरत नहीं है।
MyGate आसानी से एक्सपोर्ट नहीं करता: पूरा डबल-एंट्री जर्नल, वाउचर विवरण, या अकाउंटिंग फॉर्मेट में पूरा सदस्य लेजर। इन्हें माइग्रेशन तारीख तक हर सदस्य की शुद्ध बकाया स्थिति के आधार पर SocietyBee में ओपनिंग बैलेंस के रूप में दोबारा बनाया जाएगा।
माइग्रेशन तारीख और ओपनिंग बैलेंस तय करना
एक ऐसी माइग्रेशन तारीख चुनें जो महीने के अंत या बिलिंग साइकिल से मेल खाती हो। 1 अप्रैल (वित्तीय वर्ष की शुरुआत) या 1 अक्टूबर (साल के बीच) अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर बदलने के लिए आम माइग्रेशन तारीखें हैं, क्योंकि ये ओपनिंग बैलेंस की गणना को आसान बनाती हैं।
ओपनिंग बैलेंस माइग्रेशन तारीख तक सोसाइटी की वित्तीय स्थिति दर्शाते हैं: हर सदस्य का बकाया (MyGate के डेटा से), बैंक खाते के बैलेंस (बैंक स्टेटमेंट से), और सिंकिंग फंड, रिपेयर फंड और अन्य रिजर्व बैलेंस।
SocietyBee सेटअप के दौरान हर खाते के लिए ओपनिंग बैलेंस दर्ज करने की सुविधा देता है। MyGate से माइग्रेशन के लिए, हर सदस्य के खाते का ओपनिंग बैलेंस माइग्रेशन तारीख तक की शुद्ध बकाया राशि होती है। माइग्रेशन तारीख से आगे के सभी बिल और रसीदें SocietyBee में दर्ज की जाती हैं।
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मुफ़्त में शुरू करेंSocietyBee के साथ 3-स्टेप माइग्रेशन प्रक्रिया
स्टेप 1, डेटा एक्सपोर्ट और कलेक्शन: MyGate से अपनी सदस्य सूची, बिलिंग इतिहास और पेमेंट इतिहास एक्सपोर्ट करें। माइग्रेशन से पहले के 3 महीनों के लिए सोसाइटी के सभी खातों के बैंक स्टेटमेंट डाउनलोड करें। इन्हें SocietyBee की माइग्रेशन टीम के साथ शेयर करें।
स्टेप 2, सेटअप और इंपोर्ट (48 घंटे): SocietyBee टीम सदस्य सूची इंपोर्ट करती है, बिलिंग हेड और दरें कॉन्फ़िगर करती है, और ओपनिंग बैलेंस दर्ज करती है। सीए को एडमिन एक्सेस दिया जाता है और वह लाइव होने से पहले सेटअप सत्यापित कर सकता है।
स्टेप 3, SocietyBee पर पहली बिलिंग साइकिल: SocietyBee में पहले महीने के बिल बनाएं, WhatsApp के जरिए सदस्यों को भेजें, और पहले महीने की रसीदें प्रोसेस करें। पहली बिलिंग साइकिल सफलतापूर्वक बंद होने पर माइग्रेशन पूरा हो जाता है।
माइग्रेशन के बाद MyGate का क्या होता है?
SocietyBee और MyGate ट्रांजिशन के दौरान साथ-साथ चल सकते हैं, या आप सभी वित्तीय कामों के लिए SocietyBee का उपयोग करते हुए गेट मैनेजमेंट (विजिटर पास, इंटरकॉम) के लिए MyGate चालू रख सकते हैं। दोनों सिस्टम एक-दूसरे पर निर्भर नहीं हैं।
जो सदस्य पहले MyGate के गेटवे से भुगतान करते थे, वे अब UPI या NEFT के जरिए सीधे सोसाइटी के बैंक खाते में भुगतान करेंगे, फिर SocietyBee पर स्क्रीनशॉट अपलोड करेंगे। इससे गेटवे कमीशन खत्म हो जाता है, जो ₹10-20 लाख सालाना कलेक्ट करने वाली 100-फ्लैट सोसाइटी के लिए आमतौर पर ₹15,000-₹30,000 प्रति वर्ष होता है।
अर्ली-एक्सेस ग्राहकों को SocietyBee के फाउंडर के साथ एक डेडिकेटेड माइग्रेशन कॉल मिलती है। पूरा माइग्रेशन — डेटा एक्सपोर्ट से लेकर पहली बिलिंग साइकिल तक — 48 घंटों में बिना किसी लागत के पूरा हो जाता है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
जब हम MyGate से SocietyBee पर स्विच करेंगे तो क्या मेरे सदस्यों को कुछ करना होगा?
बहुत कम कार्रवाई चाहिए। सदस्यों को MyGate की बजाय उनका अगला बिल SocietyBee के WhatsApp/ईमेल से मिलेगा। भुगतान प्रक्रिया बदल जाती है: MyGate के पेमेंट गेटवे से भुगतान करने के बजाय, वे UPI/NEFT के जरिए सोसाइटी बैंक खाते में भुगतान करेंगे और एक स्क्रीनशॉट अपलोड करेंगे। बदलाव समझाने वाली एक छोटी घोषणा काफी है।
क्या मैं गेट मैनेजमेंट के लिए MyGate रख सकता हूं और सिर्फ बिलिंग के लिए SocietyBee इस्तेमाल कर सकता हूं?
हां। कई सोसाइटियां अकाउंटिंग और बिलिंग के लिए SocietyBee, और गेट सिक्योरिटी व विजिटर मैनेजमेंट के लिए MyGate चलाती हैं। दोनों सिस्टम स्वतंत्र रूप से काम करते हैं।
माइग्रेशन में कितना समय लगता है?
तकनीकी माइग्रेशन — डेटा इंपोर्ट, सदस्य सेटअप, ओपनिंग बैलेंस — SocietyBee माइग्रेशन टीम के साथ 48 घंटे लेता है। सदस्य के नजरिए से, स्विच सहज है: उन्हें अपना अगला बिल हमेशा की तरह मिलता है, बस एक अलग सिस्टम से।
क्या माइग्रेशन के लिए कोई लागत है?
नहीं। सभी अर्ली-एक्सेस ग्राहकों के लिए माइग्रेशन मुफ्त है। माइग्रेशन टीम सब कुछ संभालती है, आपको किसी भी डेटा को दोबारा फॉर्मेट करने की जरूरत नहीं है।
SocietyBee में देखें
Yogesh Randive
संस्थापक, SocietyBee
योगेश ने मुंबई की हाउसिंग सोसाइटियों को एक्सेल में हिसाब-किताब संभालने में मदद करते हुए कई साल बिताए, उसके बाद SocietyBee बनाया। वे महाराष्ट्र सहकारी कानून, सोसाइटी अकाउंटिंग और भारत में हाउसिंग सोसाइटी चलाने की व्यावहारिक चुनौतियों के बारे में लिखते हैं।