आम सभाओं के लिए अब वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग की अनुमति: नया महाराष्ट्र नियम (2026)

सदस्य वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के जरिए आम सभा में शामिल हो सकते हैं और मतदान सहित भाग ले सकते हैं, बशर्ते सोसाइटी के पास यह सत्यापित करने और वोट सही ढंग से दर्ज करने की व्यवस्था हो कि कौन उपस्थित है। यह कोई खुली छूट नहीं है — अनौपचारिक रूप से किसी WhatsApp वीडियो कॉल में शामिल होना इस नियम को पूरा नहीं करता; सोसाइटी को पहचान सत्यापन और वोट दर्ज करने की उचित प्रक्रिया चाहिए।

महत्वपूर्ण बात यह है कि वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग को सशरीर सभा के विकल्प के रूप में नहीं, बल्कि उसके अतिरिक्त पेश किया गया है। सोसाइटी को अभी भी सामान्य तरीके से नोटिस देकर एक भौतिक स्थल पर सभा करनी चाहिए, और जो सदस्य सशरीर उपस्थित नहीं हो सकते, उन्हें बस वर्चुअल रूप से शामिल होने का विकल्प देना चाहिए।

इस विकल्प पर सुरक्षित रूप से भरोसा करने से पहले कुछ व्यावहारिक चीजें तैयार होनी चाहिए:

• एक वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफॉर्म जो सोसाइटी को पहुंच देने से पहले हर प्रतिभागी की पहचान सदस्यता रिकॉर्ड से मिलाकर पुष्टि करने दे।
• वर्चुअल रूप से शामिल होने वाले सदस्यों की उपस्थिति इलेक्ट्रॉनिक रूप से दर्ज करने का तरीका, सभा स्थल पर इस्तेमाल होने वाले भौतिक साइन-इन रजिस्टर से अलग।
• वर्चुअल उपस्थित सदस्यों के वोट सही ढंग से दर्ज करने की व्यवस्था, चाहे पोल फीचर से हो, हाथ उठाने के बराबर किसी तरीके से, या एक संरचित ई-वोटिंग प्रक्रिया से, और उन वोटों को सशरीर गिनती के साथ जोड़ना।
• सभा के नोटिस में भौतिक स्थल और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग लिंक या शामिल होने के निर्देश दोनों स्पष्ट रूप से बताए जाएं, नियमित GBM जितनी ही अग्रिम नोटिस अवधि के साथ भेजे जाएं।
• एक कोरम-गणना प्रक्रिया जिसमें सशरीर उपस्थित लोगों के साथ सत्यापित वर्चुअल उपस्थित लोग भी शामिल हों।

अध्याय XI-B का वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग प्रावधान आम सभाओं पर व्यापक रूप से लागू होता है, जिसमें वार्षिक आम सभा और साल के दौरान बुलाई गई कोई भी विशेष आम सभा दोनों शामिल हैं, सिर्फ AGM नहीं।

SGBM की एक श्रेणी — पुनर्विकास पर विचार करने के लिए बुलाई गई बैठक — इसी संशोधन के तहत अपनी अलग अतिरिक्त प्रक्रियात्मक आवश्यकताओं का सेट रखती है, जिसमें लंबी नोटिस अवधि, ज्यादा कोरम, रजिस्ट्रार के प्रतिनिधि की उपस्थिति, और कार्यवाही की अनिवार्य वीडियो रिकॉर्डिंग शामिल है। वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के जरिए भागीदारी और पुनर्विकास-विशिष्ट वीडियो रिकॉर्डिंग आवश्यकता दो अलग चीजें हैं — एक इस बारे में है कि सदस्य कैसे शामिल होते हैं, दूसरी एक बड़े दांव वाली बैठक का छेड़छाड़-रहित रिकॉर्ड बनाने के बारे में है।

जिम्मेदारी से वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग देना शुरू करने के लिए कुछ ठोस कदम:

• अपने GBM नोटिस टेम्प्लेट में भौतिक स्थल और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग शामिल होने के विवरण दोनों जोड़ें।
• एक वीडियो प्लेटफॉर्म चुनें और अगली GBM से पहले प्रतिभागी पहचान सत्यापित करने की प्रक्रिया दस्तावेज़ करें।
• तय करें, और मिनट्स में दर्ज करें, कि वर्चुअल वोटों को सशरीर वोटों के साथ कैसे गिना जाएगा।
• किसी विवादित प्रस्ताव के लिए इस पर भरोसा करने से पहले सेक्रेटरी और बैठक की अध्यक्षता करने वाले किसी भी समिति सदस्य को नई उपस्थिति और मतदान प्रक्रिया के बारे में जानकारी दें।